Los procedimientos

Una lección es una regla: «pide tres presupuestos». Un procedimiento es el camino completo: qué se hace primero, qué datos hacen falta, dónde se tropieza y un caso que salió bien. Es lo que convierte a un puesto en alguien que sabe trabajar en vez de alguien que improvisa cada encargo.

Qué guarda

Campo	Para qué
nombre	Cómo se llama, en dos o tres palabras («cerrar el mes», «alta de cliente»)
cuándo se usa	La situación que lo dispara, en una frase
pasos	El camino, numerado, con los datos que hacen falta
trampas	Lo que suele salir mal y cómo se evita
ejemplo	Un caso real resuelto, si lo hay

Un procedimiento puede ser de un puesto o de toda la empresa (cuando se aprende una vez cómo se pide un presupuesto, no hay que aprenderlo en cada departamento).

El índice va en el prompt; los pasos, no

Al empezar cada turno, el puesto ve la lista de lo que sabe hacer: nombre, cuándo se usa y si está probado. Seis nombres ocupan dos líneas. Los pasos no viajan: se piden con usar_procedimiento cuando el trabajo lo pide.

Es la misma idea que las skills de un agente: el conocimiento no ocupa contexto hasta que hace falta. Sin eso, un puesto con treinta procedimientos empezaría cada mañana con treinta páginas delante y ninguna gana.

Un borrador no es doctrina

Todo procedimiento nace en borrador. No se le pone por delante a nadie como si fuera la forma correcta de trabajar hasta que ha demostrado que sirve:

• Pasa a vigente cuando funciona dos veces seguidas, anotado con cerrar_procedimiento.
• Vuelve a borrador si falla, y se queda ahí hasta que se corrija.
• Al corregir los pasos sube la versión y vuelve a borrador: lo que estaba probado era la versión anterior.

Un error convertido en doctrina cuesta más caro que no tener doctrina, porque se repite solo.

Cómo nacen solos

Nadie tiene que sentarse a escribir procedimientos. Cada lunes, antes de empezar la semana, cada puesto hace una puesta al día de su memoria: lee sus lecciones agrupadas por tema, las cruza con lo que ya sabe hacer y escribe el procedimiento que falta. Es un cron, se ve en Cron como cualquier otro, y se puede apagar.

Lo que no hace:

• No inventa pasos. Si un tema no da para un cómo concreto, lo deja fuera y lo dice.
• No duplica. Si ya hay uno con ese nombre, lo corrige y sube versión.
• No se publica solo. Todo lo que escribe nace en borrador; hace falta que funcione dos veces para ponerse por delante.

Es la diferencia entre una lista de reglas y un oficio: las reglas se acumulan, los procedimientos se pueden seguir.

Dónde se ve

En la ficha del puesto, pestaña Memoria, bloque «Lo que sabe hacer»: cada procedimiento con su estado, sus usos y su cuerpo. Se despliega para leerlo.

Qué no hace

• No sustituye a las directrices. Éstas las fija el propietario en la ficha; los procedimientos son conocimiento del oficio, con su rastro en la auditoría.
• No se aprueba solo. El paso a vigente exige haber funcionado, no haber sido escrito.
• No se borra. Retirar lo saca de circulación y deja el nombre libre; el rastro queda.